V současnosti je kvalitní správa elektronické dokumentace důležitou součástí každé moderní firmy. Holandská společnost BlueCielo ECM Solutions se od svého vzniku v roce 1984 profesionálně zaměřuje na vývoj softwarových řešení správy dokumentace, které zákazníkům pomáhají při jejich každodenní práci. Mezi zákazníky, kteří si zvolili jeden z produktů firmy BlueCielo ECM Solutions Software, se od loňského roku řadí Siemens Automobilové systémy, s.r.o. Vlastní implementaci provedla brněnská firma SOVA SYSTEMS Č.R., spol. s r.o. (www.sovasystems.cz).

Počátkem roku 2005 se společnost Siemens Automobilové systémy, s.r.o. rozhodla, že pořídí do svého konstrukčního oddělení software pro správu dokumentace. Způsob práce je týmový, takže nasazení efektivní správy dokumentace bylo nezbytností. Nový software měl splňovat požadavek na plnou integraci do 3D strojařských CAD systémů Autodesk Inventor a SolidWorks, které se v konstrukčním oddělení používají. Na základě několikaměsíčního výběrového řízení, v jehož průběhu se uskutečnily technické konzultace, předváděcí akce a dojednávání obchodních podmínek se společnost Siemens Automobilové systémy, s.r.o. rozhodla pro nákup softwarového řešení od holandské firmy Cyco Software, která je v České republice zastoupena firmou SOVA SYSTEMS Č.R., spol. s r.o.

Technická analýza je základ
Důkladná analýza všech zákazníkových požadavků musí vždy předcházet řádné implementaci libovolného systému správy dokumentace. Nejedná se o krabicový produkt, ale o řešení šité zákazníkovi na míru. Na základě analýzy je nadefinován harmonogram průběhu dílčích aktivit, sledování průběžného plnění, odsouhlasení vykonaných kroků a výsledkem je spokojenost na straně zákazníka i dodavatelské firmy.
V září 2005 zahájili konzultanti firmy SOVA SYSTEMS Č.R., spol. s r. o. důkladnou technickou a procesní analýzu, která byla zaměřena především na definování popisu používaných typů dokumentů, postup jejich tvorby, workflow včetně změnového řízení, každodenní práci v CAD produktech Autodesk Inventor a SolidWorks a další. Pro získání potřebných informací bylo u zákazníka vykonáno celkem pět celodenních konzultačních setkání. Hotová analýza sloužila jako podklad pro následnou implementaci a konfiguraci celého systému správy dokumentace InnoCieloTeamWork.

Průběh implementace
Na základě hotové analýzy vytvořil zkušený implementační tým zkušební testovací verzi konfigurace. Po odstranění chyb a vyjasnění dalších požadavků, které vznikly až při implementaci systému InnoCielo TeamWork, byl tento systém naimplementován v ostré verzi pro celé konstrukční oddělení. Veškerá analytická a implementační práce trvala méně než 4 měsíce.

Technický popis řešení
Práva a nastavení skupin uživatelů byla převzata ze stávající Active Directory Windows Serveru 2003 a to v kombinaci s tzv. rolemi systému InnoCielo TeamWork a autorizovanými přístupy. Práce konstruktérů spočívá ve vytváření konstrukčních modelů a v automatické nebo ruční synchronizaci dat ze svého lokálního pracovního prostoru (nadefinovaného v systému InnoCielo TeamWork) nebo přímo v jeho prostředí. Všechny typu dokumentů jsou vzájemně automaticky propojeny pomocí integrace do CAD prostředí včetně zachování všech referenčních souborů a prací s nimi jako celku. Vedoucí projektu zadává a přiděluje práva týmu na konstrukční zakázce, kontroluje a postupuje dokumentaci ke schválení. Tyto operace probíhají v nadefinovaném workflow, které je připraveno na míru pro každý typ souborů. InnoCielo TeamWork automaticky přiděluje čísla zakázek a následně i číslování výkresů s předem nadefinovanými atributy při vzájemné výměně dat v rohovém razítku CAD výkresu a uživatelských dat na kartě dokumentu. Jelikož každý typ dokumentu má určenou přesnou šablonu, je celý systém přehledný a snadno se v něm pracuje. Rovněž jsou hlídány termíny plnění na různých úrovních profesí a prací. Systém InnoCielo TeamWork se automaticky stará o hlídání verzí nezbytných pro schvalování a workflow v týmové práci. Navíc je zde možné kdykoliv nahlédnout na stav všech dokumentů v aktuálním stavu. Nedílnou součástí provozu systému InnoCielo WorkFlow je vytváření knihovny nejpoužívanějších normalizovaných dílů, se kterou pracují konstruktéři jako s referenčními odkazy a jsou tedy zachována pravidla centrálního úložiště dat, jedinečnosti a neduplikování každého dokumentu. Systém InnoCielo TeamWork pracuje ve společnosti Siemens Automobilové systémy, s.r.o. v tvrdých podmínkách se zachováním požadavků na změnová řízení a nezbytnou společnou týmovou práci v celém oddělení konstrukce.

Informace o společnosti Siemens Automobilové systémy, s.r.o.
Firma Siemens Automobilové systémy s.r.o. je významným členem koncernu Siemens v oblasti automotive business a působí na trhu již více než deset let. Firma produkuje elektronické a elektromechanické komponenty pro automobilový průmysl a svými produkty plní požadavky na vysokou kvalitu zákazníků ze všech světových kontinentů. Ve společnosti, jako je Siemens Automobilové systémy s.r.o. je neustále otevřen prostor právě pro profese konstruktérů, vývojářů a designérů, kteří InnoCielo TeamWork použijí ve své každodenní kreativní práci.