Systém xWORK slouží jako prostor pro snadné vykazování činností. Podle skutečnosti se vytváří na základě zobrazených Úkolů, Aktivit, Poznámek, Dokumentů.

Základní pohled na diář je volitelný: uživatel si může zvolit rozložení na obrazovce, tzn. jestli bude chtít zobrazovat pouze diář, nebo i úkoly, kontakty, dokumenty, poznámky, atd... Podobně jako v MS Outlook.

Přes rozhraní diáře si může vložit uživatel jakýkoliv možný objekt v xWORKU, tzn. nejen Aktivitu v diáři, ale i úkol, kontakt, poznámku..

Ke každému objektu je možno přiřadit dokument.

Ke každé aktivitě lze přiřadit úkol, kontakt, dokument, poznámku, zdroj. A obráceně.

Existují pohledy denní (rozpad na 15 min), týdenní (dny dopoledne a odpoledne) a měsíční (pouze grafické vyznačení volných a zaplněných termínů v diáři).

Glosář

úkol – objekt, který má název specifikaci, plnitele a termín plnění

aktivita – činnost zaznamenaná mezi zákazníkem a námi

kontakt – osoba nebo firma, která je uložena v xWORKu v modulu CRM

poznámka – libovolná textová informace

zdroj – je objekt v systému, u kterého se sleduje jeho čerpání, např. zasedačka, peníze, lidský zdroj. Zdroj je využíván k vykonání aktivity, činnosti nebo úkolu.

činnost – je obecná událost, která je zaznamenána do diáře a má své trvání a termín.

projekt – je souhrn činností, úkolů a aktivit, které vedou k dosažení cíle projektu = splnit do definovaného termínu za definované náklady a požadovanou kvalitou.

obchodní případ – je obchodní potenciál u zákazníka, kde je definováno co zákazník požaduje, v jakém je to předpokládaném obratu a kdy se to má realizovat.

Modul Projekty/Zakázky

K zakázce se vedou informace o nákladech a výnosech. Zakázka představuje sadu aktivit, úkolů, činností a použitých zdrojů. Zakázky se mohou plánovat a později se srovnává skutečnost s plánem.

Modul Úkoly

Slouží jako prostor pro snadné vykazování činností. Podle skutečnosti se vytváří na základě zobrazených Úkolů, Aktivit, Poznámek, Dokumentů.

Modul Docházka

Slouží jako prostor pro snadné vykazování činností. Podle skutečnosti se vytváří na základě zobrazených Úkolů, Aktivit, Poznámek, Dokumentů.

Modul CRM

Slouží obchodní části firmy pro vytváření vztahů k zákazníkům, k subdodavtelům a vytváří kompletní obchodní agendu provázanou na ostatní moduly.

Modul Dokumenty

V první fázi je nutno vybudovat pouze sklad dokumentů. Výchozí stav se bude řídit z funkčnosti stávající aplikace DOCLINE. Bude to existovat jako samostatný modul ve kterém se budou nastavovat pravidla pro práci s dokumenty (práva, workflow, atributy, karty dokumentů, šablony.

Modul Nástěnka

Nástroj pro vnitro i vně podnikovou komunikaci, vyvěšování oběžníků, směrnic a pro sledování čtenářských aktivit včetně jejich logování

Modul Notifikace

O stavu a událostech v Úkolech, Aktivitách a Činnostech podle nastavení notifikuje některé pracovníky, zadavatele, řešitele, nadřízeného, atd.. Notifikace probíhá bud' mailem, na mobil nebo systémovým alertem. Slouží k notifikaci pracovníků o tom, že se něco stalo, nebo nestalo. S výhodou lze uplatnit vazbu do WorkFlow.

Modul Zdroje

Interní, externí. Jsou to lidi, stroje a ostatní náklady. Vše vyjádřeno v penězích, u každého zdroje je potřeba sledovat jeho vytíženost a celkové náklady za období -> evidence nákladů na opravy. Definovat kapacity zdroje (např.u fotopapíru - 50 ks)