Product Data Management (PDM) je technologie, která spravuje vztahy mezi produkty, lidmi, procesy, daty a aplikacemi použitými k vytvoření produktu, tyto systémy integrují data celého podniku a mohou pocházet z následujících zdrojů (aplikací či zařízení):

• Sada aplikací Microsoft Office (Word a Excel, Power Point, atd.)
• Elektronická pošta (e-mail, např. Microsoft Outlook)
• Fax, scanner, tiskárny
• Výkresy (z aplikací typu CAD - Computer Aided Design)
• Jiné v různých formátech

S těmito systémy pracuje a bude pracovat rozmanitý soubor lidí s různými úrovněmi počítačových dovedností. Proto je kladen důraz na uživatelsky definované prostředí se snadnou upravitelností. V Product Data Management systémech se vytváří databáze informací o jednotlivých dokumentech. Tyto systémy si berou za cíl spravovat veškerá technická a firemní data. Hlavním úkolem PDM systémů je vytvářet správnou informaci dostupnou ve správném čase ve správném formátu ku správné osobě. Základní myšlenkou systémů správy dat je databázové přiřazení atributů ke každému fyzickému souboru, dokumentu, např. jméno projektanta, jméno výkresu, název projektu, číslo revize, datum poslední editace, datum založení výkresu, umístění dokumentu atd. Prakticky je možné jakoukoli požadovaný atribut připojit k danému fyzickému souboru. Veškerou vaši stávající projektovou, technickou, obchodní dokumentaci je možné naskenovat a zavést do firemní databáze. Tím se i staré dokumenty stanou přehlednými a dostupnými pro oprávněné uživatele. Tyto informace jsou databázově definovány a jsou připojeny k dokumentu. Přístup k odpovídajícím informacím a dokumentům v rámci celé organizace je povolen jen oprávněným uživatelům s danými přístupovými právy. Dokumenty jsou v adresářových složkách v zabezpečené oblasti na serveru zobrazeny v jednotné formě bez ohledu na jejich původ. Dokumenty lze následně rychle vyhledávat podle různých kritérií, přiřadit do workflow, posílat elektronickou poštou, atd. Datová integrita je zaručována pomocí služby datových zámků, která zakazuje současnou modifikaci pracovního úkolu více uživateli.

Workflow

Workflow umožňuje procesy (úkoly) zadávat, vyhledávat, zobrazovat a kontrolovat jejich průběh, činnosti práce a úlohy a definovat účastníky jednotlivých firemních procesů a definovat přístupová práva pro účastníky. Workflow úzce navazuje na nastavení firemních procesů popsaných v příručce jakosti ISO norem.

Podpora Internetu a výměny dokumentů

Podpora Internetu umožňuje těmto systémům poskytovat okamžité a průběžně upravované informace zákazníkům, klientům, obchodníkům, subdodavatelů na různých místech světa, nebo jen třeba ve vedlejší kanceláři. Přičemž je zajištěna ochrana proti neoprávněnému nahlížení či zasahování do přenášených dat. Uživatel který potřebuje dokument pouze prohlížet, případně měnit, informace o dokumentu může použít zabudovaný prohlížeč souborů, který je integrován do systému a , dovoluje prohlížet až 250 různých formátů.